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Archiviazione

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Home » Articoli per ufficio » Archiviazione

Il termine archiviazione indica genericamente un sistema di conservazione di documenti o file che possiamo andare a ricercare in qualsiasi momento.

L’archiviazione viene progettata per un motivo valido, ovvero evitare che i dati ormai poco utilizzati vengano persi.

Per questo motivo, è utile trovare il sistema più adatto alla conservazione di questi dati e metterli a disposizione dell’utente che ne fa regolare richiesta.

Archiviazione di documenti aziendali

Chi ha un’azienda sa bene quanto sia fondamentale conservare e gestire il proprio patrimonio documentale cartaceo, oltre che digitale, per motivi validi ed importanti.

Innanzitutto, un sistema di archiviazione in cartelle o materiali utili alla conservazione sono utili se dobbiamo fare un controllo su una fattura o su un contratto, oppure se tali operazioni di verifica ci vengono richiesti dagli organi preposti al controllo.

Negli anni si è sviluppata la pratica di conservare la documentazione importante in contenitori antipolvere e riposti in locali attrezzati con apposita scaffalatura, in ordine alfabetico o numerico, per riuscire a trovare facilmente quello che stiamo cercando.

Prodotti per l’archiviazione

In un ufficio o in un archivio è indispensabile disporre di materiale di archiviazione utile a registrare e catalogare i documenti, anche perché tutti i giorni si producono una serie di moduli da conservare a fine turno.

Tra i prodotti più spesso utilizzati troviamo le buste perforate, dove andrà inserito il documento registrato destinato ad essere protetto da umidità o altre fonti che possano danneggiarlo.

A seguire, invece, per pratiche e contratti vengono anche utilizzate delle cartelle rigide con elastici o delle semplici cartelline in cartoncino, da riporre poi in contenitori più ampi una volta che si è concluso il lavoro sul quel particolare documento. Esse, infatti, sono utili per poter dividere ogni singola documentazione per poterla distinguere dalle altre o classificarla.

Una volta che abbiamo accumulato i documenti simili in una serie di cartelle o buste perforate, è utile riporre le pratiche in disuso in un archivio o in una parete attrezzata per non occupare altro spazio nel nostro angolo di lavoro, così da avere una scrivania sempre libera ed un archivio in ordine in cui sarà veramente facile trovare ciò che cerchiamo.

Per fare ciò sono necessari dei pratici e comodi faldoni o registratori. Di dimensioni decisamente maggiori, sono perfetti per poter accumulare più documenti insieme, raggruppandoli a seconda del contenuto, ad esempio, oppure dell’anno di creazione.

Ricorda, però, che è sempre bene conservare i documenti in formato digitale, e per fare ciò può esserti utile la vasta scelta di prodotti che trovi in pendrive e dispositivi di archiviazione sul nostro sito Offertecartucce.com. Prova a dare un’occhiata!

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