Le stampanti multifunzione, oltre ad assicurare buone prestazioni, devono sempre garantire altrettanta sicurezza, specie se sono posizionate in un luogo alla portata di individui non autorizzati al suo utilizzo.
Per tale ragione molte imprese avvertono il bisogno di installare dei sistemi d’autenticazione volti a limitare l’esclusivo uso interno e non personale.
Vi avevamo già parlato di come salvaguardare la sicurezza dei dati di una stampante, ma adesso andremo a spiegarvi come rendere una stampante ad uso privato.
L’importanza delle stampanti multifunzione sicure
Garantire alle proprie stampanti multifunzione d’ufficio un adeguato sistema di sicurezza con autenticazione è divenuto oggi un elemento chiave, in quanto nella maggior parte degli uffici i suddetti dispositivi sono centralizzati.
Le vecchie stampanti, al fine di ottimizzare spazi e consumi, stanno infatti man mano scomparendo dalle scrivanie per lasciar posto a prodotti più performanti e dalle dimensioni compatte.
Utilizzo privato e autenticazione
Le nostre stampanti multifunzione hanno la possibilità di essere dotate di apposite tecnologie d’autenticazione in grado di permettere l’utilizzo solo alle persone autorizzate.
Questo accorgimento serve all’impresa non solo a contenere consumi e spese, ma anche ad assicurare privacy e sicurezza nei confronti delle documentazioni interne che non possono finire in mani sbagliate.
Pertanto, grazie a questa precauzione, esse potranno essere prelevate solo da coloro che hanno ricevuto il permesso.
Quali sono le procedure di protezione e sicurezza dati
Le tradizionali procedure di protezione e sicurezza dei dati prevedono l’inserimento di password, autenticazione biometrica, codici PIN oppure la tecnologia NFC, ossia Near Field Communication, la quale può essere tradotta in Comunicazione nelle Vicinanze.
Quest’ultima, se combinata con l’identificazione priva di contatto RFID (acronimo di Identificazione a Radio Frequenza), consente la generazione di una rete peer-to-peer tra due oppure più dispositivi per lo scambio reciproco dei dati, a patto che i suddetti si trovino ad una distanza non superiore ai quattro centimetri.
Attraverso l’NFC si possono scaricare documenti, software, file audio e molto altro ancora in tutta sicurezza.
Come garantire la massima sicurezza alle stampanti multifunzione d’ufficio
Al fine di garantire la massima sicurezza alle stampanti multifunzione d’ufficio, si raccomanda di adottare le seguenti precauzioni:
- Impostare delle password e dei codici PIN efficaci, in modo che non possano essere ricordati facilmente. Evitare, inoltre, di scriverli su fogli leggibili da tutte le persone ubicate nei pressi dei dispositivi elettronici;
- Effettuare periodicamente revisione dei protocolli di autorizzazione e autenticazione sugli apparecchi, così da tenere sotto controllo gli accessi da parte degli utenti e ridurre al minimo eventuali rischi per la tutela dei dati sensibili;
- Informare tutti i dipendenti circa le misure di sicurezza informatica per permettere loro di riconoscere i tentativi di phishing, i link ingannevoli e quant’altro;
- Aggiornare costantemente i software di sicurezza delle stampanti;
- Installare degli appositi software anti malware, grazie ai quali è possibile contenere l’ingresso da parte di file sospetti;
- Controllare i livelli d’inchiostro e il programma del dispositivo multifunzione, in modo da ottenere un report di tutti i documenti stampati;
- Posizionare le stampanti multifunzione in luoghi sicuri e non accessibili dall’intero staff, possibilmente all’interno di un locale chiuso a chiave da affidare solo a persone fidate.
Quest’ultimo dettaglio, sebbene possa sembrare irrilevante, non lo è affatto, dato che un dispositivo, se accessibile a molte persone, può essere facilmente manomesso anche dal punto di vista dell’hardware.