Anche nell’era della dematerializzazione può essere utile, quando non necessario, prevedere la presenza di una o più stampanti collegate al tuo sistema informatico.
Infatti, ci sarà sempre l’occasione oppure la necessità di effettuare la stampa di documenti, immagini o qualsivoglia materiale di cui occorra la riproduzione fisica.
In questo caso potrebbe essere indispensabile l’utilizzo di un Print Server.
Cos’è un Print Server
Si tratta di un dispositivo che ha il compito di gestire le richieste operative inviate dai vari componenti di una rete informatica, anche se queste avvengono in contemporanea.
L’utilizzo di questo strumento informatico si rivela particolarmente utile quando la LAN (Local Area Network) ingloba al suo interno positions più o meno fisicamente lontane dalla stampante.
Grazie ad esso, non solo viene gestita la coda di stampa in modo da evitare fastidiosi e prolungati ritardi nell’operazione, ma permette anche di rendere fisicamente possibile la creazione del supporto cartaceo di documenti da remoto, evitando di dover raddoppiare il tempo di gestione del file sorgente, richiedendone la riproduzione dopo la ricezione.
I vantaggi di utilizzare un Print Server
Tra i più rilevanti, è possibile annoverare:
- La gestione della ricezione ed organizzazione delle operazioni tra i vari dispositivi e sistemi che ordinano la stampa e la finalizzazione della stessa;
- La gestione di un sistema multi-stampante e multisede;
- L’ottimizzazione delle risorse di sistema deputate all’operazione;
- Lo smistamento automatico e selettivo dei supporti cartacei presso la sede di fruizione;
- La risoluzione di eventuali problemi di incompatibilità tra il sistema operativo dei computer in rete e quello delle stampanti utilizzate.
Inoltre, grazie ad esso ed alla sua interfaccia, è possibile controllare in maniera centralizzata le operazioni suddette, intervenendo manualmente, se dovesse essere necessario, e creando configurazioni personalizzate per ogni gruppo di utilizzatori e dispositivi in base al livello occupato all’interno dell’organizzazione, al dipartimento di provenienza, all’autore del documento stesso e selezionando la stampante da utilizzare suddividendole per ufficio oppure reparto.
Come funziona un Print Server
Esso opera applicando il modello client-server: riceve e processa le richieste provenienti dalla rete informatica, connettendo le stampanti ai computer e gestendo la coda di stampa, seguendo le indicazioni ad essa relative fornite dal file oppure dalle specifiche di sistema. L’accesso da remoto è garantito da una configurazione ad-hoc stabilita dal responsabile IT.
Discorso differente è da farsi per la questione sicurezza: come in tutti i sistemi di tale natura, anche in questo caso è consigliabile la presenza di un firewall configurato in maniera specifica per la gestione dei vari end-points che effettueranno il collegamento; tuttavia, la maggior parte dei Print Server possiedono un loro sistema per soddisfare le esigenze di protezione delle informazioni e facilitarne la gestione.
L’utilizzo di un Print Server permette di bilanciare l’utilizzo delle varie risorse della rete informatica, ottimizzando e velocizzando l’intero processo di stampa, evitando di incorrere in ritardi dovuti a code eccessivamente lunghe ed allo spreco del tempo che occorre ad una risorsa per portare la documentazione fisica dal luogo dove è posizionata la stampante al vero luogo di destinazione della medesima.
Per quanto sul mercato esistano soluzioni di facile utilizzo, sia in fase di installazione che in quella di configurazione, che vanno dai dispositivi Ethernet, USB oppure WiFi ai servizi On Line, è consigliabile l’assistenza di un esperto al fine di creare la migliore configurazione possibile, tenendo in considerazione la dimensione e le necessità della struttura privata oppure aziendale che dovrà fruire di questa tecnologia.