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Stampa in ufficio e costi come scoprire chi stampa di più

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Stampa in ufficio e costi come scoprire chi stampa di più

Gestire un ufficio, sia esso di grandi o di piccole dimensioni, non è sicuramente semplice: la pianificazione delle attività lavorative e delle risorse umane in molti casi risulta impossibile se affidate a un solo responsabile.

Tale condizione induce coloro che gestiscono un ufficio nel pianificare costi e spese periodiche del comparto cancelleria, passando dalla stampa all’acquisto di tutti gli strumenti necessari per il lavoro.

Tema interessante è quello delle stampanti in ufficio: alcuni dipendenti consumano più di altri, ma è molto difficile analizzarne le informazioni reali.

Nelle prossime righe esamineremo la stampa in ufficio e i suoi costi, dando rilevanza a come scoprire chi stampa di più all’interno del contesto lavorativo, consumando grandi quantità di inchiostro delle cartucce e dei toner.

Software dedicati al controllo di stampa

Forse non sei a conoscenza del fatto che esistono software dedicati al controllo stampa, cioè dei programmi installati sui computer aziendali, che hanno lo scopo di monitorare quante stampe vengono effettuate e da quale periferica.

Oltre al monitoraggio della stampa in sé, un software di questo tipo fornisce informazioni anche per quanto riguarda data, ora, numero di copie, stampante e computer utilizzato per stampare.

Sebbene anche Windows 10, grazie alla funzione Visualizzatore eventi, possa fornire dei dati cronologici della stampa, un software dedicato garantisce maggiori funzionalità e precisione nelle informazioni.

I vantaggi di un software per il controllo di stampa

L’impiego di un software per il controllo delle stampe nel tuo ufficio può offrirti diversi vantaggi, vediamo i più rilevanti.

  • Calcolare i costi di stampa: il monitoraggio puntuale del numero di stampe effettuate e di chi le sta stampando incide in modo significativo sui costi mensili. Grazie alla periodicità dei documenti stampati, è possibile pianificare e calcolare i costi nel corso del tempo, gestendo al meglio quelle che sono le spese in entrata e in uscita. Ogni dipendente avrà il quadro preciso di quelli che sono i costi delle proprie stampe e potrà adattarsi alle necessità dell’ufficio.
  • Sprechi: il controllo delle stampe in ufficio induce risorse umane e responsabili nell’ottimizzare i consumi. Risulta evidente come le informazioni inerenti alle stampe possano mettere in evidenza quelli che usualmente sono gli sprechi all’interno di un ufficio, limitandone in questo modo i flussi di stampa a seconda delle necessità. Per ogni azienda è essenziale non avere sprechi sul medi-lungo termine, tale componente inciderebbe sui guadagni a fine anno.
  • Efficienza di stampa: non tutte le stampanti consumano, sia energeticamente che nell’inchiostro, le stesse quantità. Analizzando, attraverso un software dedicato, chi stampa e con quale stampante è possibile identificare i dispositivi elettronici con un consumo maggiore di risorse. In molti casi un ufficio dispone di diverse stampanti, con formati e caratteristiche diverse; monitorarne i consumi e le prestazioni incrementa notevolmente la loro efficienza e riduce i costi complessivi.
  • Automatizzazione: esaminare personalmente risorse umane, stampanti e i loro consumi non è sicuramente alla portata di tutti, il tempo richiesto in questo caso è sicuramente superiore al beneficio ricavato. Grazie a un software di controllo, ciò può avvenire automaticamente, selezionando non solo le informazioni più rilevanti, ma gestendo anche tutte quelle fasi di smaltimento dei toner finiti e dell’acquisto preventivo di fogli e materiale in esaurimento.
  • Digitale: non tutti i contesti lavorativi necessitano di tantissime stampe, in molti casi si è indotti a stampare anche documenti non necessari per il reale avanzamento del lavoro. Attraverso un programma di controllo stampe si è indotti a utilizzare maggiormente le stampe digitali, salvando sui propri dispositivi elettronici i documenti pronti all’uso. Tale vantaggio risulta rilevante non solo per una maggiore salvaguardia del pianeta, ma anche per una riduzione drastica dei costi di cancelleria e della manutenzione delle stampanti utilizzate costantemente.

Risparmia con prodotti dedicati

Il controllo delle stampe in ufficio, sebbene sia ormai una componente rilevante per ottenere dei risultati, necessita comunque di cartucce e toner di livello per ottenere il massimo e la minima spesa.

Ti consigliamo di acquistare prodotti che siano conformi alle tue esigenze e che si adattino perfettamente ai tuoi dispositivi di stampa. Sul nostro sito troverai diverse soluzioni che possono farti risparmiare nel corso del tempo sulle stampe del tuo ufficio.

Puoi, inoltre, aderire al programma premium, appositamente pensato per le aziende.

Conclusioni

La scelta di utilizzare un software per il controllo di stampa è al giorno d’oggi quasi una necessità. La gestione dei dipendenti e di tutte le attività di cancelleria è tecnicamente impossibile da soli: grazie a un software automatizzato e su misura dell’azienda potrai controllare e pianificare al meglio costi e produzione.

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