Le aziende necessitano della massima sicurezza nella gestione delle periferiche, in particolare perché devono produrre documenti importanti e riservati, come bilanci, progetti, proposte commerciali e altri atti del genere.
In questo contesto trova applicazione la tecnologia pull printing per la stampa, che permette di avere la massima privacy. Se vuoi avere il totale controllo in ogni fase della stampa, questo sistema fa al caso tuo.
La funzione pull printing è presente solo in alcuni modelli, ma, in ogni caso, puoi scegliere se attivarla o no. In base al documento che devi imprimere, puoi decidere se velocizzare il processo a scapito della sicurezza, oppure se lavorare tenendo alta la guardia. Tutto quanto vuoi stampare con tale tecnologia viene inserito in ”coda”, accessibile solo ai soggetti autorizzati. In tal modo nessuno può ritirare il foglio se non ha un apposito Pin o una smart card per l’autenticazione, azione propedeutica alla stampa.
Cos’è la tecnologia pull printing per la stampa?
Si tratta di una procedura che ti permette di stampare documenti riservati. Inoltre, il sistema è attento all’ambiente. Non devi consumare carta inutilmente, mettendo a disposizione il materiale da stampare solo all’occorrenza e da chi è autorizzato a farlo e a leggere il documento stesso. Oltre a risparmiare carta, riduci anche il consumo del toner o delle cartucce a getto d’inchiostro.
La sicurezza resta comunque l’aspetto principale, il vero punto di forza del sistema pull printing. Hai modo di impostare una scadenza, raggiunta la quale il sistema elimina i documenti in coda, così che non si possa più visualizzare e stampare.
La sicurezza con la tecnologia pull printing
Utilizzando questa funzione, puoi effettuare il costante monitoraggio di stampe e scansioni, così da evitare qualsiasi utilizzo non consentito. Infatti, hai modo di verificare anche come viene usato l’apparecchio. Eviti quindi che qualcuno possa stampare documenti personali con la periferica dell’ufficio. Non si può lavorare senza autenticazione, quindi ogni utente viene registrato.
Un elemento ancora più importante riguarda la gestione dei documenti. Con la tecnologia pull printing per la stampa, si limitano i rischi di lasciare incustoditi gli atti riservati o di prendere inavvertitamente quelli di altre persone. Si raccolgono i fogli al momento opportuno, senza il pericolo di dimenticarli e farli rimanere alla portata di occhi indiscreti.
Il controllo del processo e la sostenibilità
Tutte le fasi di stampa, raccolta e gestione dei documenti diventano sicure. Il procedimento consente di limitare la spesa e di ridurre il rischio di perdita della documentazione prodotta. Molte aziende affidano a servizi esterni il lavoro di questo tipo, ma con la funzione di pull printing si ha l’opportunità di agire in autonomia, ottimizzando tempi, risorse e attività dell’ufficio.
In questo modo si crea il documento solo all’occorrenza e si monitora il suo utilizzo. Puoi responsabilizzare i dipendenti autorizzandoli a fare una copia e monitorando l’uso del macchinario e quindi la produzione documentale.
Come ottimizzare la sicurezza
Se vuoi proteggere gli apparati dell’ufficio e, quindi, la documentazione riservata, devi fare attenzione ai malware, che spesso minacciano e danneggiano le aziende. Va tenuto presente che diversi problemi causati dai programmi informatici malevoli sono dovuti alla mancanza di sicurezza di stampanti e scanner. Ma non ci sono solo i virus informatici a rappresentare un pericolo per l’ufficio.
Per prevenire i rischi è opportuno non commettere questi errori:
- Lasciare documenti riservati incustoditi;
- Dimenticarsi di prendere le stampe effettuate;
- Prendere atti di altre persone.
La tecnologia pull printing per la stampa richiede l’autenticazione degli utenti, quindi diventano responsabili della produzione documentale e della relativa gestione.
Il sistema innovativo che si è sviluppato negli ultimi anni ti permette di custodire dati sensibili, ridurre le spese e controllare tutte le fasi della gestione documentale. Specialmente se non puoi contare su un’infrastruttura tecnologica particolarmente solida, la funzione pull printing ti è d’aiuto.
Hai modo di disattivare il sistema quando vuoi stampare grandi volumi di atti privi di informazioni riservate e sfruttare tale metodo nel momento in cui necessiti della massima protezione. L’ufficio ne beneficia in termini economici e procedurali. Scegli i modelli di stampanti che offrono questa tecnologia per migliorare il lavoro e garantire la tutela dei dati della tua attività.